税金

経費はどこまで落とせるか?判断の基準は3つ

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個人事業でも法人でも、どこまで経費で落としていいかというところは結構難しいですよね。

経費にできるかどうかの判断基準がわかれば、ほとんどのものについて自信をもって判断できるようになります。

税理士も税務署も経費になるかどうかを判断している基準は3つあると考えます。

それは、

  • 事業として必要であるか
  • 常識的に考えてどうか
  • 説明できる資料があるか

です。

事業として必要であるか

経費として認められる大原則は「事業として必要である」と言えることです。

事業として必要であるかどうかは、領収書だけみても判断することができません。

例えば、同じ飲食代の領収書であっても

  • 取引先の接待のための飲食代であれば、事業に関係があるので経費になる
  • 家族や友人との飲食代であれば、事業に関係がないので経費にならない

となります。

つまり、事業に関係があるかどうかは、あなたにしかわからないことです。
ですので、あなたの良心にゆだねられていますところはあります。

ですが、税務調査で問題になった場合、事業に関係があることを説明できなければなりません。

常識的に考えてどうか

税金の判断は、税法という法律に基づいてされるべきです。
ですが、税法にすべてのことが書かれているわけではありません。
そのため、社会的な常識の感覚を重要視することがあります。

経費になるかどうかについては、内容だけでなく頻度や金額についても常識的な範囲かどうかが問われます。

税務調査で問題になりそうなものとしては、

  • 同じ取引先と毎晩飲食をしている
    →頻度が問題になりそうですよね。毎晩接待する合理的な説明が求められるでしょう。
  • 移動用の車として、高級外車を購入した。
    →高級外車だからダメというわけではありません。ですが、高級外車の金額と年商の規模・利益の水準があまりにミスマッチであれば、問題になる可能性はあります。

といったような場合です。

こういった場合でも、特別の事情があるのであれば、それをきちんと説明できれば経費として認められることもあります。

説明できる資料があるか

経費であるかどうかが問題になった場合は、あなたが説明しなければなりません。

ですが、口頭の説明だけでは、なかなか納得してないことがあります。
そのため、説明できる資料が必要になります。

説明資料が必要といわれてもピンとこないかもしれませんね。
そこで、説明資料のポイントをいくつか紹介します。

レシートを保存する

領収書ではなく、レシートを保存するようにしましょう。
理由は、レシートは明細が記録されていて領収書よりも情報量が断然多いからです。
もちろんレシートが出ない場合は、領収書で構いません。

補足資料を保存する

経費について、税務調査で問題になるのは、使用目的と相手先です。
使用目的と相手先は、領収書やレシートだけではわかりません。
そこで、使用目的・相手先を明らかにする補足資料が必要になります。

例えば、お歳暮であれば、相手先が本当に取引先なのか調査されることがあります。
ですが、百貨店などの領収書・レシートだけでは相手先がわかりません。
その場合は、送り状の控えをもらうでしょうから、それを説明資料として保管しておけば大丈夫です。

メモの記録をとる

メモの記録も立派な説明資料になります。
例えば、接待のための飲食代であれば、領収書に「参加した人の氏名・会社名、関係」をメモしておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

経費にできるかどうかの判断基準は3つだけです。

その中でも一番重要なのは「事業として必要であるか」です。
事業として必要であるかどうかは、あなたにしかわかりません。

ですので、経費であるかどうか迷った場合は、まずは「事業として必要であるか」を考えてください。
その上で、常識的にみてどうか、税務調査で問題になった場合に客観的に説明できるかを考えましょう。

個人事業主・フリーランスの経費になるもの、ならないものリスト

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石水 克一

石水 克一

大阪市中央区本町の日本政策金融公庫の創業融資に強い税理士です。 起業家支援に特化した代表税理士が担当者となり、お客様の近くに寄りそって、しっかりと経営サポートをします!
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